Priorizar atividades no escritório é uma maneira de garantir melhores resultados e atender a alta demanda de trabalho que envolve a advocacia.
Como se sabe, os prazos não podem falhar e o volume de tarefas exige organização, uma grande colaboradora da qualidade, afinal, qualquer descuido pode inviabilizar os resultados de um processo.
Um estudo realizado em 2023, pelo jornal norte-americano Washington Post, diz que a advocacia é a profissão mais estressante que existe.
A busca incessante pela justiça e os compromissos que fazem parte da profissão, mostram que priorizar atividades no escritório é a melhor coisa a ser feita para tornar os dias mais calmos, promovendo a melhora dos resultados.
Para saber mais a esse respeito, vale a pena continuar a leitura e conferir três métodos eficazes que podem colaborar com a gestão do seu projeto profissional!
Por que é importante priorizar atividades?
Priorizar atividades possibilita que o escritório de advocacia possa atender mais clientes, casos e processos, aumentando gradativamente a demanda de trabalho.
Sem uma organização interna, torna-se impossível alcançar os desejados resultados, viabilizando a carreira e oportunizando bons negócios, afinal, trata-se de uma profissão e da busca por um futuro promissor.
É importante lembrar que um escritório de advocacia possui muitas atividades, como, por exemplo:
- cumprir com os prazos judiciais,
- atender clientes,
- estudar os casos,
- analisar processos,
- participar de reuniões em negociações,
- participar de audiências,
- desenvolver atividades administrativas.
Esse volume de compromissos precisa ser trabalhado de forma a atender a todas as demandas e possibilitar qualidade de vida para os profissionais envolvidos nessas tarefas.
Métodos eficazes para priorizar atividades
Para ajudá-lo a priorizar as atividades, apresentaremos três métodos que podem contribuir de maneira efetiva no sucesso da sua organização. Vamos conhecê-los:
Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower foi desenvolvida pelo presidente dos Estados Unidos, possibilitando que todos os processos de uma organização possam ser avaliados de acordo com dois critérios a serem observados:
- urgência,
- importância.
Sua aplicação é bastante simples, quando você deverá dividir uma folha em quatro quadrantes.
A partir das atividades a serem desenvolvidas, separam-se elas conforme o seu nível de importância para a atividade do escritório, onde, no quadrante número 1, devem estar presentes aquelas que são importantes e urgentes, portanto, precisam ser realizadas imediatamente.
No segundo quadrante, a tarefa é importante, porém, não urgente, podendo ser agendada.
O terceiro quadrante diz respeito a atividades não importantes, mas que são urgentes. Nesse caso, ela pode ser realizada por algum colaborador.
Por fim, existem ainda as tarefas que não são importantes e também não possuem urgência. Nesse caso, elimine-as.
Blocos de tempo
Os blocos de tempo tem por objetivo reunir tarefas parecidas em um mesmo período do seu expediente, como, por exemplo: as terças-feiras à tarde são reservadas para a realização de atendimentos, já nas quintas pela manhã, os serviços são dedicados para petições e assim por diante.
Sabemos que muitas vezes essas datas irão falhar em função do dinamismo da profissão, no entanto, possuir um roteiro e seguir uma ordem previamente planejada ajuda na administração do tempo e possibilita que o foco esteja todo direcionado para o mesmo assunto.
Metodologia SMART
A metodologia SMART é outra ferramenta interessante que pode ser adotada no objetivo de priorizar atividades no escritório.
Trabalhando com o conceito de urgência, importância e prioridades, ela também apresenta quatro quadrantes, onde se classificam as tarefas a serem realizadas:
- distração – possui uma alta urgência e uma baixa importância,
- desperdício de tempo – tanto a urgência como a importância são baixas,
- planejamento – a importância é alta, porém, a urgência é baixa,
- necessidade – importância e urgência altas.
A partir da definição das tarefas nos quadrantes, toma-se a ação em acordo com o seu nível de prioridade.
Como se observa, é perfeitamente possível priorizar atividades no escritório de advocacia, no entanto, é preciso organização, vontade e a adoção de ferramentas que possam colaborar com essa ação.
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(Imagens: divulgação)
